Inspecciones de trabajo: errores frecuentes que acaban en sanción

La inspección de trabajo genera sanciones a empresas aunque no haya habido intención de incumplir. Te llega una notificación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. O peor: el inspector ya está en la puerta.

Lo primero que piensa la mayoría de empresarios es que no tienen nada que ocultar. Y probablemente es cierto. El problema es que determinadas obligaciones formales generan sanciones aunque no haya habido intención de incumplir. Ocurre aunque los trabajadores estén satisfechos y la empresa funcione correctamente.

Las inspecciones de trabajo y las sanciones a empresas no siempre vienen por fraudes graves, y son precisamente los errores documentales los que más expedientes abren. Con frecuencia los expedientes sancionadores se abren por errores documentales. Son errores que llevan meses acumulándose sin que nadie los haya detectado. Conocer cuáles son los más habituales es el primer paso para evitarlos.

El registro de jornada: donde más tropiezan las empresas

Desde 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a todas las empresas a registrar diariamente la jornada de cada trabajador: hora de entrada, hora de salida y cualquier interrupción computable.

Varios años después, seguimos viendo empresas sin sistema implantado. También sistemas que existen sobre el papel pero que nadie usa. Y hojas de cálculo que se rellenan a posteriori cuando se anuncia la visita del inspector.

El error en una inspección de trabajo no es solo carecer del registro. También lo es no conservarlo durante cuatro años, no tenerlo a disposición de los representantes de los trabajadores o no poder acreditar que los empleados conocían el sistema y lo utilizaban.

Las sanciones están tipificadas en el artículo 7 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS): infracción grave, entre 751 y 7.500 euros por centro de trabajo.

Altas en la Seguridad Social fuera de plazo

El alta en la Seguridad Social debe producirse antes de que el trabajador empiece a prestar servicios. No el mismo día. Antes.

Comunicar el alta cuando el empleado ya ha empezado a trabajar puede ser suficiente para que el inspector aprecie un incumplimiento. Si coincide con un accidente de trabajo en ese periodo, la empresa puede asumir directamente las prestaciones que habría cubierto la Seguridad Social.

El artículo 22 de la LISOS califica esta conducta como infracción grave, con sanciones que van de 751 a 7.500 euros por trabajador afectado. En los casos más graves puede derivar en responsabilidades adicionales.

Contratos temporales que no resisten un escrutinio

La reforma laboral aprobada mediante el Real Decreto-ley 32/2021 redujo significativamente las causas por las que una empresa puede contratar de forma temporal. El contrato por circunstancias de la producción tiene límites concretos de duración y de porcentaje de plantilla. El contrato por sustitución exige identificar a la persona sustituida y la causa específica de la ausencia.

Muchas empresas siguen utilizando modelos de contrato adaptados a la normativa anterior o con causas de temporalidad genéricas que no resisten un análisis. La consecuencia habitual es que el inspector los califique como contratos indefinidos, con el coste económico y de gestión que eso conlleva.

Los falsos autónomos

Este es uno de los focos de atención prioritaria de la Inspección en los últimos años. Se trata de personas que prestan servicios de forma personal, habitual y dependiente bajo la dirección efectiva de la empresa. Facturan como autónomos en lugar de estar dadas de alta como trabajadores por cuenta ajena.

Los criterios que valora la Inspección son los que ha ido consolidando la jurisprudencia. Entre ellos: integración real en la organización, cumplimiento de horarios marcados por la empresa, ausencia de autonomía en la prestación del servicio y uso de medios facilitados por la empresa.

Cuando se acredita la relación laboral encubierta, la empresa debe abonar las cotizaciones no ingresadas de los últimos cuatro años más recargos. Además puede enfrentarse a sanciones adicionales por la infracción laboral.

La prevención de riesgos laborales: la obligación más olvidada

La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales exige que las empresas cuenten con una evaluación de riesgos actualizada, con formación e información documentada a los trabajadores, y con registros que acrediten el cumplimiento.

Lo que encontramos con mayor frecuencia son evaluaciones de riesgos genéricas que no se han revisado en años. También trabajadores que no recuerdan haber recibido formación específica. Y fichas de entrega de equipos de protección individual que nunca se firmaron.

En una inspección de trabajo, la empresa tiene que poder demostrar que cumple. No basta con que cumpla de hecho si no puede acreditarlo. Esta falta de documentación ha sido identificada en numerosas ocasiones como uno de los factores que más peso tiene en la valoración del inspector sobre el grado de cumplimiento de la empresa.

Inspección de trabajo: ¿qué pasa si el trabajador no registra su jornada?

Es uno de los argumentos que escuchamos con más frecuencia. El empleado no ficha, no utiliza la aplicación, o directamente se niega. ¿Puede la empresa exonerarse por eso ante una inspección de trabajo?

La respuesta es no. La obligación de disponer de un sistema de control horario funcional recae sobre la empresa. También garantizar que se aplica. El empleado puede ser objeto de una sanción disciplinaria interna si incumple el procedimiento, pero eso no elimina la responsabilidad del empleador ante la Inspección.

Lo que sí puede hacer la empresa es documentar los intentos de aplicar el sistema. También los avisos formales al trabajador y las medidas disciplinarias adoptadas, si llega el caso. Esa documentación puede ser relevante para graduar la sanción si llega el caso, pero no para evitarla.