Factura electrónica obligatoria para PYMES y autónomos

La facturación electrónica se ha convertido en una herramienta esencial para la modernización y digitalización de las empresas y profesionales autónomos en España. Con la aprobación de la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, se establece la obligatoriedad de su uso en las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales. Este artículo ofrece una visión detallada sobre los plazos de implementación, requisitos técnicos, medidas de adaptación y sanciones asociadas al incumplimiento de esta normativa.

¿Desde cuándo es obligatoria la factura electrónica para autónomos?

La Ley Crea y Crece, publicada en septiembre de 2022, establece la obligatoriedad de la factura electrónica en las transacciones entre empresarios y profesionales (B2B). Sin embargo, la entrada en vigor efectiva de esta obligación está sufriendo varios cambios de fecha, posponiéndose continuamente. Una vez aprobado dicho reglamento, los plazos de implementación serán los siguientes:

• Empresas y profesionales con una facturación anual superior a 8 millones de euros: dispondrán de un año desde la publicación del reglamento para adaptarse a la obligación de emitir facturas electrónicas.

• Empresas y profesionales con una facturación anual igual o inferior a 8 millones de euros: contarán con un plazo de dos años desde la publicación del reglamento para cumplir con la obligación.

Los plazos que se barajan actualmente para la aplicación de la Ley se centran en el período 2026-2027, y, aunque este escenario parezca a día de hoy lejano, es conveniente actualizar protocolos de cara a adelantarnos lo máximo posible a los requisitos legales.

Requisitos técnicos de la factura electrónica

Para cumplir con la normativa, las facturas electrónicas deben cumplir con una serie de requisitos técnicos y formales:

• Formato estructurado: las facturas deben emitirse en un formato electrónico estructurado que permita su procesamiento automático, como Facturae, UBL o EDIFACT.

• Firma electrónica: es obligatorio el uso de una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido, que garantice la autenticidad e integridad del documento.

• Conservación: las facturas electrónicas deben conservarse durante un período mínimo de cuatro años, asegurando su legibilidad y acceso completo en caso de requerimiento por parte de la Administración Tributaria.

• Accesibilidad: los destinatarios de las facturas deben poder acceder a ellas, leerlas, descargarlas y copiarlas durante el período de conservación establecido.

• Información adicional: las facturas deben incluir información sobre el estado de la factura, como la aceptación o rechazo por parte del destinatario y la fecha de pago efectivo.

¿Qué pueden hacer los autónomos para adaptarse a la Ley Crea y Crece?

La adaptación a la factura electrónica requiere una serie de acciones por parte de los autónomos:

1. Seleccionar un software de facturación electrónica: es fundamental elegir una herramienta que cumpla con los requisitos legales y técnicos establecidos por la normativa.

2. Obtener un certificado digital: necesario para firmar electrónicamente las facturas y garantizar su autenticidad e integridad.

3. Formación y actualización: es recomendable formarse en el uso del software de facturación y mantenerse actualizado sobre posibles cambios en la normativa.

4. Integración con otros sistemas: si se utilizan otros sistemas de gestión empresarial, es conveniente integrarlos con el software de facturación para optimizar procesos.

5. Revisión de procesos internos: analizar y, si es necesario, adaptar los procesos internos de emisión y recepción de facturas para alinearlos con la nueva normativa.

Sanciones por incumplimiento

El incumplimiento de la obligación de emitir facturas electrónicas puede conllevar sanciones económicas. La Ley Crea y Crece establece un régimen sancionador que contempla multas de hasta 10.000 euros. Además, otras infracciones relacionadas con la facturación electrónica pueden ser sancionadas de la siguiente manera:

• No registrar y almacenar correctamente las facturas electrónicas: multas de hasta 6.000 euros.

• No presentar la factura electrónica obligatoria: multas de hasta 3.000 euros.

• Utilizar un programa de facturación no certificado: multas de hasta 50.000 euros.

• Incumplimientos relacionados con la privacidad y seguridad de los datos: multas de hasta 60.000 euros.

Es esencial que los autónomos se preparen adecuadamente para evitar estas sanciones y garantizar el cumplimiento de la normativa.

La implementación de la factura electrónica obligatoria representa un paso significativo hacia la digitalización y modernización de las relaciones comerciales en España. Si bien la entrada en vigor efectiva de esta obligación está pendiente de la aprobación del reglamento correspondiente, es crucial que los autónomos comiencen a prepararse para adaptarse a los nuevos requisitos. La adopción de la factura electrónica no solo permitirá cumplir con la normativa, sino que también ofrecerá beneficios en términos de eficiencia, seguridad y sostenibilidad.